Die Nebenkostenabrechnung ist oft mühsam. Viel "Papierkram" muss erledigt werden. Wir verraten, worauf Sie achten müssen. Foto: Unsplash

Tipps zur Nebenkostenabrechnung

Pflichten und Möglichkeiten für Vermieter: Hier erfahren Sie, was zu einer ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung gehört.

Was kommt alles in die Nebenkostenabrechnung?

Die Abrechnung der Nebenkosten ist, zumindest auf klassische Art, mühselig und zeitaufwendig. Welche Positionen müssen enthalten sein, welche nicht? Werden Anlagen oder Unterlagen erforderlich? Wer muss in welchem Zeitraum unterschreiben und wann soll der Mieter die Nebenkostenabrechnung erhalten? Die Antworten finden Sie in diesem Beitrag.

Pflichten des Vermieters

Als Vermieter haben Sie eine Reihe von Pflichten gegenüber Ihrem Mieter. Eine der wichtigsten ist die Bereitstellung einer mängelfreien Wohnung, die den geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht. Dazu gehört auch die Instandhaltung und Reparatur von Mängeln, die während der Mietzeit auftreten. Im Mietvertrag müssen die Mietbedingungen und die Höhe der Miete klar und verständlich festgelegt sein. Als Vermieter müssen Sie auch die Privatsphäre Ihres Mieters respektieren und dürfen die Wohnung nur mit Zustimmung des Mieters betreten.

Achten Sie auf Ihre Rechte und Pflichten

Als Vermieter haben Sie auch das Recht, die Wohnung zu besichtigen, um sicherzustellen, dass sie in gutem Zustand ist. Allerdings müssen Sie dies mindestens 24 Stunden im Voraus ankündigen und eine angemessene Uhrzeit wählen. Als Vermieter sollten Sie sich auch mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften vertraut machen, um sicherzustellen, dass Sie keine Gesetze brechen oder gegen die Rechte Ihres Mieters verstoßen.

Nebenkostenabrechnung

Als Vermieter haben Sie das Recht, die Nebenkosten von Ihrem Mieter zu verlangen. Diese können beispielsweise Heizung, Wasser, Strom oder Müllentsorgung sein. Es ist jedoch wichtig, dass Sie diese Kosten klar und verständlich in Ihrem Mietvertrag angeben und dem Mieter eine ordnungsgemäße Abrechnung zur Verfügung stellen. Es ist außerdem erforderlich, dass Sie sich an die Fristen halten und dem Mieter die Abrechnung rechtzeitig zukommen lassen.

Kosten einer Nebenkostenabrechnung

Zu den Kosten einer Nebenkostenabrechnung gehören unter anderem die Kosten für Energieversorgung und Wasser, Müllentsorgung, Reinigung, Schornsteinfeger, Hausmeister, Versicherungen sowie Verwaltungskosten. Es ist wichtig, dass Sie als Vermieter die tatsächlichen Kosten berechnen und dem Mieter keine überhöhten Kosten in Rechnung stellen. Wenn Sie unsicher sind, welche Kosten in einer Nebenkostenabrechnung enthalten sein dürfen, können Sie sich an einen Anwalt oder eine Verbraucherzentrale wenden. Sie können auch eine Software zur Nebenkostenabrechnung nutzen, um die Kosten zu erfassen und eine Rechnung der angefallenen Nebenkosten für Ihren Mieter zu erstellen.

Renovierungsarbeiten

Wenn eine Renovierung der Immobilie notwendig sind, müssen Sie als Vermieter in der Regel für die Kosten aufkommen. Allerdings hängt es davon ab, welche Art von Renovierung notwendig ist und ob es sich lediglich um Schönheitsreparaturen oder größere notwendige Reparaturen handelt.

Im Falle von notwendigen Reparaturen, wie beispielsweise einem Fenstertausch aufgrund von altersbedingtem Verschleiß, sind Sie als Vermieter in der Regel für die Kosten verantwortlich. Die Kosten für die Renovierungsarbeiten können Sie dann auf den Mieter umlegen, indem Sie beispielsweise die Miete anpassen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Regelungen bezüglich der Kostenübernahme für Renovierungsarbeiten von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich sein können. Daher ist es ratsam, sich vorab über die geltenden Gesetze und Vorschriften in Ihrer Region zu informieren und gegebenenfalls rechtlichen Rat einzuholen.

So geht eine Nebenkostenabrechnung. — Schluss mit Halbwissen und Diskussionen. Wir zeigen Ihnen, was in die Nebenkostenabrechnung rein darf. Foto: Unsplash

Welche Posten gehören in die Nebenkostenabrechnung?

Sie dürfen gemäß Betriebskostenverordnung (BetriKV) mit der Nebenkostenabrechnung umlagefähige Positionen an Ihre Mieter weitergeben. Voraussetzung ist, dass die Umlage in jedem Mietvertrag vereinbart wurde.

Entsprechend einem BGH Urteil (VIII ZR 137/15) müssen Sie in der Nebenkostenabrechnung nicht alle Positionen einzeln aufführen. Es genügt der Hinweis auf "umlagefähige Betriebskosten".

Welche Posten darunter fallen, haben wir hier für Sie zusammengefasst:

Umlagefähig ist die Grundsteuer, weil sie zu den laufenden öffentlichen Belastungen zählt.
Die Abwassergebühr ist gesplittet oder herkömmlich angeführt ebenfalls umlagefähig. Allerdings kann nur die Schmutzwassergebühr verbrauchsabhängig zur Abrechnung kommen.
Warme Betriebskosten sind Aufwendungen für Warmwasser und Heizung. Diese Nebenkosten müssen gemäß der Heizkostenverordnung zu bestimmten Anteilen umgelegt bzw. verbrauchsabhängig berechnet werden. Maßgeblich sind Heizungsart und Gebäudealter.
Die Kosten für den Aufzug dürfen Sie auf alle Mieter umlegen, auch in den Erdgeschosswohnungen. Laut BGH Urteil VIII ZR 103/06 ist das Vorhandensein ausreichend und nicht die wirkliche Nutzung durch einzelne Mieter.
Straßen- und Gebäudereinigung sowie Müllabfuhr und Gartenpflege sind ebenfalls umlagefähige Kosten, nicht aber die Anschaffung neuer Mülltonnen.
Zu den umlagefähigen Posten zählen Außen- und Treppenhausbeleuchtung, Haftpflicht- und Sachversicherungen sowie bestimmte Hausmeister-Tätigkeiten.
Gemeinschaftliche Antennenanlage und Waschküche sind umlagefähige Positionen und gehören in die Nebenkostenabrechnung.

Sie dürfen jedoch keine Kosten für Verwaltung sowie Instandsetzung und -haltung in der Abrechnung aufführen. Die Entscheidung vom Bundesgerichtshof (BGH VIII ZR 159/05) verbietet zudem, durch Leerstand hervorgerufene Kosten auf Ihre Mieter umzulegen.

Welche Anlagen benötigen Sie für die Nebenkostenabrechnung?

Damit die Zahlung am Ende stimmt, muss eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden. Foto: Unsplash

Damit die Abrechnung der Nebenkosten formal wirksam wird, müssen Sie dem Anschreiben nachfolgende Anlagen beifügen.

Anlage I für Nebenkosten, Umlage-Schlüssel inklusive Gesamtkosten und Anteil des Mieters.
Anlage II Kosten für Warmwasser und Heizung für jeden Mieter mit Einbezug geleisteter Vorauszahlungen sowie Endergebnis: Nachzahlung oder Guthaben.
Anlage III als Mieterinformation bezüglich Verteilerschlüssel.
Anlage IV zur Erläuterung der einzelnen Kosten.

Wichtig: Die Anlagen sind nicht mit Rechnungen, Aufträgen oder Belegen zu versehen. Die kann jeder Mieter nur auf ausdrückliches Verlangen einsehen. Achten Sie auf die Vollständigkeit der Anlagen, weil ansonsten der Mieter Widerspruch wegen eines Formfehlers in der Nebenkostenabrechnung einlegen kann.

Erforderliche Unterlagen

Sie sammeln natürlich sämtliche umlagefähigen Rechnungen und führen die addierten Beträge in der Nebenkostenabrechnung auf. Darüber hinaus benötigen Sie zur Erstellung diese Unterlagen:

Für jede Wohnung den Mietvertrag mit Angaben zur Fläche und Personenanzahl.
Miethistorie für jede Einheit mitsamt Leerstands-Zeiten sowie Ein- und Auszugs-Daten.
Für jeden Mieter die vereinbarte Vorauszahlungs-Pauschale.
Unter Umständen die Abrechnung des vorhergehenden Zeitraums.

In welchem Zeitraum müssen Sie die Nebenkostenabrechnung unterschreiben?

Gemäß Paragraf 556 Absatz 3 BGB müssen Sie die Nebenkostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten nach der Abrechnungsperiode jedem Mieter zustellen. Sie rechnen beispielsweise den Zeitraum vom 1.1.2017 bis 31.12.2017 ab, dann muss die Abrechnung bis spätestens 31.12.2018 bei den Mietern eingegangen sein.

Dementsprechend muss die Nebenkostenabrechnung vor dem Ablauf der Zustellungsfrist unterschrieben werden. Allerdings nicht zwingend von Ihnen als Vermieter, sondern von der ausstellenden Person.

Es genügt sogar eine maschinelle Unterschrift, wenn Sie etwa die Abrechnung mit unserer Immobiliensoftware erstellen.

Nebenkostenabrechnung – das Wichtigste in Kürze:

Als Vermieter haben Sie also eine Vielzahl von Pflichten gegenüber Ihrem Mieter, die es zu erfüllen gilt. Dazu gehören

die Bereitstellung einer mängelfreien Wohnung,
die Einhaltung der Privatsphäre des Mieters
und die Erstellung eines ordnungsgemäßen Mietvertrags.

Es ist auch wichtig, dass Sie sich mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften vertraut machen, um sicherzustellen, dass Sie keine Gesetze brechen oder gegen die Rechte Ihres Mieters verstoßen. Wenn Sie Nebenkosten von Ihrem Mieter verlangen, ist es wichtig, dass Sie diese Kosten im Mietvertrag klar und verständlich angeben und eine ordnungsgemäße Abrechnung zur Verfügung stellen. Hierbei sollten Sie sich an die Fristen halten und dem Mieter die Abrechnung rechtzeitig zukommen lassen, um Streitigkeiten zu vermeiden.

Insgesamt ist es wichtig, dass Sie als Vermieter Ihre Rechte und Pflichten kennen und diese sorgfältig erfüllen, um Konflikte und rechtliche Probleme zu vermeiden. Indem Sie eine gute Beziehung zu Ihrem Mieter aufbauen und eine offene und transparente Kommunikation pflegen, können Sie dafür sorgen, dass die Mietzeit für beide Parteien reibungslos verläuft.

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