Was Sie über die Nebenkostenabrechnung wissen sollten.

Die Abrechnung der Nebenkosten ist, zumindest auf klassische Art, mühselig und zeitaufwendig. Welche Positionen müssen enthalten sein, welche nicht? Werden Anlagen oder Unterlagen erforderlich? Wer muss in welchem Zeitraum unterschreiben und wann soll der Mieter die Nebenkostenabrechnung erhalten? Die Antworten finden Sie in diesem Beitrag.

Welche Posten gehören in die Nebenkostenabrechnung?

Sie dürfen gemäß Betriebskostenverordnung (BetriKV) mit der Nebenkostenabrechnung umlagefähige Positionen an Ihre Mieter weitergeben. Voraussetzung ist, dass die Umlage in jedem Mietvertrag vereinbart wurde.

Entsprechend einem BGH Urteil (VIII ZR 137/15) müssen Sie in der Nebenkostenabrechnung nicht alle Positionen einzeln aufführen. Es genügt der Hinweis auf "umlagefähige Betriebskosten"

Welche Posten darunter fallen, haben wir hier für Sie zusammengefasst:

  • Umlagefähig ist die Grundsteuer, weil sie zu den laufenden öffentlichen Belastungen zählt.
  • Die Abwassergebühr ist gesplittet oder herkömmlich angeführt ebenfalls umlagefähig. Allerdings kann nur die Schmutzwassergebühr verbrauchsabhängig zur Abrechnung kommen.
  • Warme Betriebskosten sind Aufwendungen für Warmwasser und Heizung. Diese Nebenkosten müssen gemäß der Heizkostenverordnung zu bestimmten Anteilen umgelegt bzw. verbrauchsabhängig berechnet werden. Maßgeblich sind Heizungsart und Gebäudealter.
  • Die Kosten für den Aufzug dürfen Sie auf alle Mieter umlegen, auch in den Erdgeschosswohnungen. Laut BGH Urteil VIII ZR 103/06 ist das Vorhandensein ausreichend und nicht die wirkliche Nutzung durch einzelne Mieter.
  • Straßen- und Gebäudereinigung sowie Müllabfuhr und Gartenpflege sind ebenfalls umlagefähige Kosten, nicht aber die Anschaffung neuer Mülltonnen.
  • Zu den umlagefähigen Posten zählen Außen- und Treppenhausbeleuchtung, Haftpflicht- und Sachversicherungen sowie bestimmte Hausmeister-Tätigkeiten.
  • Gemeinschaftliche Antennenanlage und Waschküche sind umlagefähige Positionen und gehören in die Nebenkostenabrechnung.

Sie dürfen jedoch keine Kosten für Verwaltung sowie Instandsetzung und -haltung in der Abrechnung aufführen. Die Entscheidung vom Bundesgerichtshof (BGH VIII ZR 159/05) verbietet zudem, durch Leerstand hervorgerufene Kosten auf Ihre Mieter umzulegen. 

Welche Anlagen benötigen Sie für die Nebenkostenabrechnung?

Damit die Abrechnung der Nebenkosten formal wirksam wird, müssen Sie dem Anschreiben nachfolgende Anlagen beifügen. 

  • Anlage I für Nebenkosten, Umlage-Schlüssel inklusive Gesamtkosten und Anteil des Mieters.
  • Anlage II Kosten für Warmwasser und Heizung für jeden Mieter mit Einbezug geleisteter Vorauszahlungen sowie Endergebnis: Nachzahlung oder Guthaben.
  • Anlage III als Mieterinformation bezüglich Verteilerschlüssel.
  • Anlage IV zur Erläuterung der einzelnen Kosten.

Wichtig: Die Anlagen sind nicht mit Rechnungen, Aufträgen oder Belegen zu versehen. Die kann jeder Mieter nur auf ausdrückliches Verlangen einsehen. Achten Sie auf die Vollständigkeit der Anlagen, weil ansonsten der Mieter Widerspruch wegen eines Formfehlers in der Nebenkostenabrechnung einlegen kann.

Erforderliche Unterlagen

Sie sammeln natürlich sämtliche umlagefähigen Rechnungen und führen die addierten Beträge in der Nebenkostenabrechnung auf. Darüber hinaus benötigen Sie zur Erstellung diese Unterlagen:

  • Für jede Wohnung den Mietvertrag mit Angaben zur Fläche und Personenanzahl.
  • Miethistorie für jede Einheit mitsamt Leerstands-Zeiten sowie Ein- und Auszugs-Daten.
  • Für jeden Mieter die vereinbarte Vorauszahlungs-Pauschale.
  • Unter Umständen die Abrechnung des vorhergehenden Zeitraums.

In welchem Zeitraum müssen Sie die Nebenkostenabrechnung unterschreiben?

Gemäß Paragraf 556 Absatz 3 BGB müssen Sie die Nebenkostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten nach der Abrechnungsperiode jedem Mieter zustellen. Sie rechnen beispielsweise den Zeitraum vom 1.1.2017 bis 31.12.2017 ab, dann muss die Abrechnung bis spätestens 31.12.2018 bei den Mietern eingegangen sein.

Dementsprechend muss die Nebenkostenabrechnung vor dem Ablauf der Zustellungsfrist unterschrieben werden. Allerdings nicht zwingend von Ihnen als Vermieter, sondern von der ausstellenden Person.

Es genügt sogar eine maschinelle Unterschrift, wenn Sie etwa die Abrechnung mit unserer Immobiliensoftware erstellen. Eine einfache Möglichkeit Ihre Nebenkostenabrechnung kostenlos online zu erstellen bietet Vermietet.de.

Dieser Beitrag entstand in Kooperation mit Vermietet.de 

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